Effektiver arbeiten im Homeoffice – 3 Strategien für eine hohe Effektivität

effektiver arbeiten

Im letzten Artikel ging es bereits darum, wie du optimale Voraussetzungen für hohe Konzentration schaffen kannst, indem du die Faktoren kennst, welche deine Konzentrationsfähigkeit beeinflussen. Welche speziellen Techniken du zusätzlich anwenden kannst, um im Homeoffice effektiver arbeiten zu können und über einen ganzen Tag lang möglichst konzentriert und motiviert bei der Arbeit zu bleiben, lernst du jetzt.

Effektiver arbeiten durch die Pomodoro-Technik

länger konzentriert bleiben im homeoffice

Die sogenannte Pomodoro-Technik hat in den letzten Jahren zunehmend an Bekanntheit und Beliebtheit gewonnen. Das liegt daran, dass sie auf eines der größten Probleme unserer Zeit abzielt. Nämlich das Problem, dass wir heute so vielen Reizen ausgesetzt sind, wie noch nie und uns längere Konzentration auf eine Tätigkeit immer schwerer fällt.

Bei Pomodoro geht es darum, innerhalb eines kurzen Zeitintervalles von etwa 25 Minuten die volle Konzentration für eine Aufgabe aufzuwenden. Ziel ist es, in dieser knappen halben Stunde so viel zu schaffen, wie möglich. Anschließend wird eine Pause von etwa fünf Minuten gemacht, in welcher man tun und lassen kann, was man möchte, bevor im Anschluss das nächste 25-Minuten-Intervall startet. Nach den ersten vier Intervallen wird eine längere Pause von etwa 20-30 Minuten eingelegt.

Darum wirst du mit der Pomodoro-Technik effektiver arbeiten:

  • die zeitliche Begrenzung senkt die Hemmschwelle, sich an die Arbeit zu setzen
  • man ist gezwungen, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren (Pareto Prinzip)
  • man arbeitet immer unmittelbar auf die Pause hin, was die Motivation steigert
  • man schafft in kurzer Zeit sehr viel, ohne zu schnell zu erschöpfen

Probiere die Pomodoro-Technik aus und du wirst erstaunt sein, wie viel man in 25 Minuten schaffen kann, wenn man in dieser Zeit wirklich 100% gibt. Der einzige Haken der Pomodoro-Technik: Über längere Zeit kann es ziemlich anstrengend werden, immer die volle Arbeitsleistung abzurufen.

Umso wichtiger ist es deshalb, die Pausen streng einzuhalten und diese auch sinnvoll für die Regeneration zu nutzen. Außerdem sollte man die Pomodoro-Technik vielleicht nicht über einen ganzen Tag lang anwenden, sondern eher als zeitlich begrenzten Effizienz Booster nutzen.

Effektiver arbeiten durch Deep Work

länger konzentriert bleiben im homeoffice

Wer kennt es nicht? Man muss dringend ein wichtiges Projekt fertigstellen, doch sobald man gerade richtig in den Arbeitsfluss kommt, grätschen plötzlich jede Menge andere, scheinbar unaufschiebbare Aufgaben dazwischen. Dir fällt plötzlich ein, dass du noch eine wichtige Mail beantworten musst, ein Kollege braucht dringend deinen Rat oder deine Pflanzen müssen noch gegossen werden.

Häufig können wir uns nie zu 100% dem widmen, was eigentlich gerade anliegt. Ständige Unterbrechungen sorgen dafür, dass wir immer wieder aus unserem Arbeitsfluss hinausgerissen werden und so nie wirklich effektiv arbeiten können. Lassen wir uns ständig auf Ablenkungen ein, verbrauchen wir viel Energie und schaffen trotzdem an Ende wenig. Die Lösung: Effektiver arbeiten durch Deep Work!

Das Konzept von Deep Work ist ähnlich wie das von Pomodoro. Auch hier ist der Ansatz, sich voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren und sich dabei nicht ablenken zu lassen. Deep Work zielt darauf ab, Multitasking zu vermeiden und durch eine längere tiefe Konzentration auf eine Aufgabe viel effektiver arbeiten zu können. Der Unterschied zur Pomodoro-Technik ist, dass die Zeitintervalle deutlich länger sein können, beispielsweise auch zwei bis drei Stunden am Stück.

Damit Deep Work funktioniert bedarf es allerdings etwas Planung. Folgende Dinge brauchst du, um starten zu können:

  • einen Arbeitsplatz, an dem du länger ungestört arbeiten kannst
  • einen Zeitraum, in welchem dich niemand unterbricht
  • das Wissen, zu welcher Tageszeit du effektiver arbeiten kannst

Um erfolgreich Deep Work machen zu können, sollte man den eigenen Biorhythmus kennen. Viele Menschen können zum Beispiel vormittags effektiver arbeiten als nachmittags. Andere wiederrum kommen erst abends, wenn es dunkel und ruhig wird, richtig in den Konzentrationsfluss. Wieder andere fangen früh morgens vor allen anderen an, um möglichst ungestört arbeiten zu können.

Willst du diese Arbeitsweise in deinen Arbeitsalltag integrieren und ab jetzt effektiver arbeiten, solltest du deine Deep Work Intervalle als feste Termine im Kalender markieren und diesen eine hohe Priorität zuweisen.  Kommen dann spontan andere Dinge dazwischen, solltest du diese möglichst konsequent verschieben. Während einer Deep Work Phase gilt es, jegliche Ablenkungen, wie Smartphone und Co aus seiner Reichweite zu verbannen. Die Aufmerksamkeit sollte ganz auf das Arbeitsziel gerichtet sein, welches man vorher festgelegt hat.

Selbstverständlich sind auch während Deep Work Phasen regelmäßige Pausen, sowie genug zu trinken unverzichtbar. Da man dies in einer Deep Work Phase schnell mal vergessen kann, kann es nicht schaden, sich auch hier, wie bei Pomodoro, einen Timer für die Pause zu stellen. Diese sollte man unbedingt machen, egal wie sehr man gerade in seiner Aufgabe steckt.

Hinweis
Deep Work kann nicht nur deinen Fokus bei der Arbeit steigern und deine Produktivität im Homeoffice erhöhen. Es sorgt auch dafür, dass du deutlich entspannter und somit auch effektiver arbeiten kannst, da sich dein Gehirn nicht mehr auf mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren muss. Ausprobieren lohnt sich definitiv!

Effektiver arbeiten mit dem Pareto Prinzip

länger konzentriert bleiben im homeoffice

Wer den ganzen Tag über möglichst produktiv im Homeoffice arbeiten möchte, sollte sich seine Energie gut einteilen. Unsere Konzentrationsfähigkeit nimmt nämlich mit jeder erledigten Aufgabe etwas ab, bis sie schließlich am Ende des Tages komplett erschöpft ist.

Leider verbrauchen auch unwichtige Aufgaben Energie und senken somit Stück für Stück unsere Konzentrationsfähigkeit. Damit wir möglichst viel Konzentration für die wichtigen Aufgaben aufwenden können, ist ein gutes Zeitmanagement unverzichtbar.

Effektiver arbeiten durch die 80/20 Regel

Wenn du dich bereits etwas mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt hast, bist du sicher schonmal auf die 80-20-Regel gestoßen, das sogenannte Pareto Prinzip. Dieses besagt, dass du mit 20% richtig eingesetzter Zeit bereits 80% der Aufgaben erledigen kannst. Auch wenn die Regel wahrscheinlich nicht immer zutrifft, enthält sie sehr viel Wahrheit und kann uns tatsächlich dabei helfen, effektiver arbeiten zu können.

Denke nur einmal daran, wie viele Seiten du damals in der Schule in einem 90-minütigem Deutschaufsatz zusammen bekommen hast und wie lange du hingegen für eine Hausarbeit ähnlicher Länge, aber ohne Zeitbegrenzung und im entspannten Umfeld zu Hause, gebraucht hast. Doch was fängt man nun mit diesem Wissen an, wenn man im Homeoffice effektiver arbeiten möchte?

Nach dem Pareto Prinzip zu arbeiten bedeutet, sich zunächst auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Demnach solltest du die Vielzahl an anstehenden Aufgaben am Tag nicht einfach der Reihe nach abarbeiten, sondern den Aufgaben unterschiedliche Priorisierungen zuweisen.

Dies ermöglicht dir, besonders wichtige Aufgaben in Zeiten zu legen, in denen deine Konzentrationsfähigkeit am höchsten ist. Um deine Aufgaben richtig zu priorisieren, kannst du dir zum Beispiel deine persönlichen Ziele anschauen und dich fragen, welche Handlungen der Erreichung dieser Ziele am dienlichsten sind.

Hier ein Beispiel
Du hast das Ziel, ein erfolgreicher Autor zu werden. Deine wichtigste Aufgabe des Tages ist es daher, einen Bericht fertig zu schreiben. Diese Aufgabe erfordert viel Konzentration. Eine andere anstehende Aufgabe, welche dringend ist, hingegen aber weniger Konzentration erfordert und deinem Ziel nicht so sehr dient, ist das Beantworten von E-Mails. Nehmen wir an, du hast deine höchste Konzentrationsfähigkeit in der Zeit zwischen sieben und neun Uhr, nach dem Mittagsessen hast du jedoch ein kleines Konzentrationstief. Dann solltest du selbstverständlich den Bericht in die Zeit zwischen sieben und neun Uhr legen und die E-Mail entspannt während deines Mittagstiefs beantworten.

Bei der Priorisierung deiner Aufgaben kann dir auch die Eisenhower Matrix helfen, eine Methode zur Unterscheidung der Aufgaben in ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Laut der Eisenhower Matrix müssen bei der Priorisierung von Aufgaben stets zwei Fragen gestellt werden: 1. Wie wichtig ist die Aufgabe? 2. Wie dringend ist die Aufgabe? Um diese Fragen zu beantworten definiert die Eisenhower Matrix vier Kategorien:

  1. Wichtig und dringend
  2. Wichtig, aber nicht dringend
  3. Nicht wichtig, aber dringend
  4. Nicht wichtig und nicht dringend

Sortierst du deine täglichen Aufgaben in diese vier Kategorien ein und berücksichtigst dies in deiner Tagesplanung, kann dies deine Produktivität im Homeoffice deutlich verbessern. Ab jetzt wirst du nämlich deine begrenzte Energie weniger für unwichtige Aufgaben, also Kategorie drei und vier, aufwenden und dir steht mehr Konzentrationsleistung für die wirklich wichtigen Aufgaben zur Verfügung.

Fazit:

Egal ob Pomodoro, Deep Work oder Pareto: Es gibt nicht die einge Strategie, die für für jeden auf Anhieb die Produktivität im Homeoffice nach oben schießen lässt. Nicht alle Arbeitsweisen funktionieren für jeden gleich gut. Es gilt daher, verschiedene Ansätze auszuprobieren und anschließend zu reflektieren, was für einen selbst am besten klappt und einem wirklich dabei hilft, effektiver arbeiten zu können. Wenn es darum geht, sich möglichst gut und lange konzentrieren zu können, müssen vor allem auch die Rahmenbedingungen stimmen. Stimmen diese nicht, wirst du auch mit Anwendung der beschriebenen Strategien wahrscheinlich nur mäßig erfolgreich sein.

Lerne hier, welche Voraussetzungen für eine hohe und ausdauernde Konzentration im Homeoffice erfüllt sein müssen.

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