Die GTD Methode, kurz für “Getting Things Done”, ist eine spezielle Technik zur besonders effizienten Bewältigung von Aufgaben und Projekten. Entwickelt wurde das GTD Prinzip vom US-amerikanischen Unternehmer David Allen und in seinem gleichnamigen Bestseller beschrieben. Die Idee hinter der GTD Methode ist es, alle Aufgaben und Projekte, an denen man arbeitet, in einem System zu erfassen und dann einen Plan für deren Erledigung zu erstellen.
Ein wesentlicher Bestandteil ist dabei das Konzept der “Aufgabenliste”. Dabei handelt es sich um eine Liste aller Aufgaben, die man zu erledigen hat. Diese Liste sollte so vollständig wie möglich sein und alle Aufgaben enthalten, an denen man gerade arbeitet oder die man in Zukunft erledigen möchte. Für die GTD Methode kann ein digitales Ordnersystem verwendet werden oder auch ein einfaches Notizbuch.
Die Kernidee der GTD Methode ist es, stets alle anstehenden Aufgaben schriftlich festzuhalten, um den Kopf von jeglichem Ballast zu befreien. So soll eine höhere Produktivität und gleichzeitig ein entspannteres Leben ermöglicht werden.
So funktioniert die Umsetzung der GTD Methode
Sicher kennst Du die folgende Situation: Du hast gefühlt tausend Dinge zu erledigen, Dein E-Mail Postfach quilt über, zahlreiche aufgeschobene Projekte warten auf Dich und dann klingelt auch noch Dein Telefon. Wie soll man da noch den Überblick behalten, produktiv arbeiten können und sich gleichzeitig nicht stressen lassen? Ein gutes Selbstmanagement ist hier gefragt. Doch wo fängt man bei dem Berg von Arbeit überhaupt an?
Eine mögliche Lösung stellt die Getting-Things-Done-Methode vor, in dem sie alle anstehenden Aufgaben in eine sinnvolle Struktur bringt und somit das gedankliche Chaos lichtet. Die Umsetzung der GTD Methode in den eigenen Alltag ist gar nicht so schwer, wie man vielleicht denken mag.
Natürlich erfordert die GTD Methode einige Umstellungen und einige Disziplin, aber dafür wird man am Ende bestenfalls mit einem entspannteren und produktiveren Leben belohnt. Hier sind die drei wichtigsten Bestandteile der Getting-Things-Done-Methode.
Überblick verschaffen
Zunächst einmal gilt es, sich einen Überblick über alle seine Aufgaben und Verpflichtungen zu verschaffen. Dazu kann man entweder ein ganz normales Papier-Notizbuch verwenden, ein Ordnersystem auf dem PC oder auch eine spezielle GTD Software. Je nachdem, wo man sich am wohlsten fühlt.
Aufgaben in Kategorien einteilen
Anschließend geht es darum, all diese Aufgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen. Zu welcher Kategorie eine Aufgabe gehört, hängt ganz davon ab, wie wichtig und dringend sie ist. Die meisten Menschen unterscheiden hier zwischen Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, solchen, die bald erledigt werden müssen und solchen, die man irgendwann erledigen möchte.
Aufgaben abarbeiten
Wenn man seine Aufgaben nach diesem Schema sortiert hat, kann man sich an die Arbeit machen und die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen. Sobald man eine Aufgabe erledigt hat, kann man sie aus dem System streichen oder löschen. So behält man immer den Überblick und weiß genau, was noch alles zu tun ist.
Warum die GTD Methode so erfolgreich ist
Die GTD Methode ist eine äußerst bewährte Methode, um produktiv zu sein. Das Prinzip ist so erfolgreich, weil es einfach und effektiv ist. Es hilft Dir, Deine Ziele zu erreichen, indem es Dich dazu bringt, Deine Zeit und Energie effektiv zu nutzen.
Sicher hast Du schon einmal meditiert oder zumindest davon gehört. Auch hierbei ist die Idee, den Geist zu beruhigen, um das Leben wieder bewusster wahrnehmen und bessere Entscheidungen treffen zu können. Häufig schwirren sehr viele Gedanken in unserem Kopf herum, welche uns von der gerade zu bewältigenden Aufgabe ablenken. Da es sich bei den belastenden Gedanken häufig um unerledigte Aufgaben handelt, kann die GTD Methode den entscheidenden Beitrag leisten, um den Kopf freizubekommen, Stress abzubauen und produktiver zu arbeiten.
Ablauf der GTD Methode im Detail
Bei der GTD-Methode werden berufliche und private Aufgaben in einem umfangreichen System aus Listen, Kalendern und Workflows festgehalten. Ähnlich wie bei der Brain-Dump-Methode geht es erst einmal darum, die Gedanken raus aus dem Kopf und rauf auf das Blatt Papier oder auf den Rechner zu bringen. So wird schonmal das Kurzzeitgedächtnis entlastet und die Konzentrationsfähigkeit verbessert. Im nächsten Schritt geht es dann darum, seine Aufgaben und Termine intelligent zu organisieren und zu verwalten.
Im Folgenden stellen wir Dir die verschiedenen Schritte der GTD Methode noch einmal im Detail vor.
Schritt 1: Aufgaben sichten
Zunächst geht es darum, sämtliche Aufgaben in einer Art Eingangskorb zu sammeln, ähnlich wie bei einem Postfach. Dies kann entweder digital erfolgen oder schriftlich auf einem Blatt Papier. Auch ein Karteikartensystem auf dem Schreibtisch kann funktionieren.
Schritt 2: Aufgaben sortieren
Nun geht es um eine erste Sortierung. Hierbei kannst Du die Aufgaben z.B. in die folgenden Kategorien einteilen:
- “nicht dringend & nicht wichtig”
- “dringend, aber nicht wichtig”
- “wichtig, aber nicht dringend”
- “wichtig & dringend”
Stelle Dir außerdem folgende Fragen:
- Was ist für jede Aufgabe jeweils der erste Schritt?
- Gibt es eine Aufgabe, welche Du innerhalb von zwei Minuten erledigen kannst?
- In diesem Fall solltest Du diese umgehend erledigen. Dies beschreibt David Allen, der Erfinder der GTD Methode, als die sogenannte 2-Minuten-Regel.
- Kann ich die jeweilige Aufgabe selbst erledigen?
- Falls nicht, Aufgabe auf die “Warten-Auf-Liste setzen”
Schritt 3: Aufgaben organisieren
Alle Aufgaben, die Du nicht innerhalb von zwei Minuten selbst erledigen konntest, werden nun in die folgenden vier verschiedene Listen aufgeteilt:
Projekte
Umfangreiche Aufgaben, welche nicht in einer einzelnen Handlung abgeschlossen werden können, gelten laut David Allen als Projekte. Diese gilt es, in der Projektliste zu sammeln und regelmäßig dessen Status zu überprüfen.
Nächste Schritte
Alle anstehenden Aufgaben werden projektübergreifend in die “Nächste-Schritte-Liste” eingetragen. Bei Bedarf kannst Du hier auch noch eine Unterstruktur einfügen, zum Beispiel mit den Kategorien Arbeit, Privates etc.
Kalender
In den Kalender trägst Du sämtliche anstehende Termine ein. Auch Deadlines für die Aufgaben in der Liste “Nächste Schritte” kannst Du Dir in den Kalender eintragen.
Warten auf
Alle Aufgaben, die Du an andere Personen abgibst, kannst Du in die Warten-auf-Liste eintragen. Diese sollten regelmäßig überprüft werden. Dafür kannst Du Dir Termine in den Kalender eintragen, an denen Du Dich über den Fortschritt der jeweiligen Aufgabe informierst.
Schritt 4: Aufgaben durchsehen & evaluieren
Wie Du sicher schon gemerkt hast, ist die GTD-Methode ein ausgeklügeltes System, welches nur mit einem gewissen Pflegeaufwand funktioniert. Deinen Terminkalender solltest Du mehrmals am Tag checken. Neue Aufgaben solltest Du stets im Eingangskorb sammeln und Deine verschiedenen Aufgabenlisten sollten mindestens einmal am Tag auf den neuesten Stand gebracht werden.
Einen Tag in der Woche solltest Du außerdem einen Wochenrückblick vornehmen. In diesem Rahmen kannst Du Dir folgende Fragen stellen:
- Ist mein Kalender und alle Aufgabenlisten auf dem neuesten Stand?
- Habe ich den gewünschten Fortschritt bei meinen Projekten erzielt?
- Welche Aufgaben und Projekte stehen für die nächste Woche an?
- Welche Termine stehen in der nächsten Woche an?
- Haben sich ggf. Prioritäten geändert?
Schritt 5: Aufgaben erledigen
Hast Du alle Aufgaben und Projekte in Deine Listen einsortiert, steht noch die Frage im Raum, mit welcher Aufgabe Du nun am besten startest. Grundsätzlich sollten besonders dringende und wichtige Aufgaben schnellstmöglich erledigt werden. Bei der Entscheidung, welche Aufgabe bearbeitet wird, können jedoch noch weitere Kriterien helfen:
- Priorität: Welche Aufgabe ist besonders dringend & wichtig?
- Kontext: Erlaubt Dein aktueller Kontext die Bearbeitung der Aufgabe?
- Verfügbare Zeit: Steht Dir gerade genug Zeit für die Aufgabe zur Verfügung?
- Verfügbare Energie: Bist Du gerade fit genug für die Aufgabe? (Achtung: Ausreden-Gefahr)
Jeder einzelne Schritt ist wichtig, um produktiv mit der GTD Methode zu sein. Aber der Schlüssel zum Erfolg liegt in der konsequenten Umsetzung aller vier Schritte. Nur so kannst du sicherstellen, dass Du Deine Ziele erreichst und das Getting-Things-Done-Prinzip seine volle Wirkung entfalten kann.
Tipps für den Einstieg in die Methode
1. Fang klein an: Nimm Dir nicht vor, Dein ganzes Leben in einem Rutsch umzustrukturieren. Führe die GTD-Methode Schritt für Schritt ein und erweitere sie nach und nach.
2. Mach es Dir einfach: Richte Dir keinen komplizierten Workflow ein, den Du nicht einhalten kannst oder der zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Konzentriere Dich auf die wesentlichen Punkte der Methode und passen sie an Deine Bedürfnisse an.
3. Suche Dir Unterstützung: Informiere Dich über die GTD-Methode und suche Dir Rat bei erfahreneren Anwendern. Es gibt zahlreiche Ressourcen im Internet und in Büchern, die Dir beim Einstieg helfen können.
4. Bleib dran: Die GTD-Methode funktioniert nur, wenn Du sie regelmäßig anwendest. Wenn Du immer wieder dazu tendierst, zu Deiner alten Arbeitsweise zurückzukehren, solltest Du Dir überlegen, ob die GTD-Methode wirklich das Richtige für Dich ist.
Fazit zur GTD Methode
Die Vorteile der Getting Things Done Methode liegen auf der Hand: Sie hilft dabei, den Überblick zu behalten und sorgt dafür, dass man seine Aufgaben effektiver und produktiver erledigt. Natürlich ist die GTD Methode nicht für jeden etwas. Manche Menschen bevorzugen es immer noch, ihr Leben ganz spontan zu leben und keine klaren Regeln und Strukturen aufzuzwingen. Aber wenn man sich erst einmal an die Methode gewöhnt hat, wird man möglicherweise feststellen, dass sie einem das Leben deutlich leichter macht.